1. Khái niệm:
Hội nghị, hội thi là một trong những loại hình tổ chức hoạt động của Hội Sinh viên nhằm giáo dục, rèn luyện và định hướng giá trị cho sinh viên; trong đó:
- Hội nghị là cuộc gặp mặt của nhiều người để bàn về một số nội dung, vấn đề quan tâm.
- Hội thi là dịp để mỗi cá nhân hoặc tập thể thể hiện khả năng của mình, khẳng định những thành tích, kết quả của quá trình tu dưỡng, rèn luyện, phấn đấu trong học tập và trong các hoạt động tập thể.

2. Mục đích:
- Mục đích của hội nghị:
Thảo luận, trao đổi, thống nhất một số nội dung, vấn đề trong chương trình công tác hoặc đang được quan tâm lưu ý. Những đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học.
- Mục đích của hội thi:
+ Thu hút đông đảo sinh viên vào tổ chức, vào các hoạt động tập thể, vận động sinh viên tham gia tìm hiểu, tiếp thu, rèn luyện và thể hiện năng lực hành động, năng lực hiểu biết về một chủ đề nhất định.
+ Tạo cơ hội cho sinh viên bộc lộ năng khiếu, năng lực và kiểm nghiệm khả năng trình độ của mình về một vấn đề nào đó, từ đó góp phần điều chỉnh nhận thức, hành vi của mình trong học tập, lao động và tròng cuộc sống hàng ngày.
+ Là diễn đàn để sinh viên bày tỏ quan điểm, nhận thức, tình cảm của mình về các vấn đề mà họ quan tâm. Thông qua đó, các cấp, các ngành, các đoàn thể và toàn xã hội thấy rõ trách nhiệm của mình trong công tác thanh niên.
+ Nhằm tuyên truyền ảnh hưởng uy tín của tố chức Hội đối với toàn thể xã hội về công tác giáo dục sinh viên.

3- Một số vấn đề lưu ý trong hội nghị, hội thi:
* Đối với hội nghị:
- Cần chuẩn bị nội dung hội nghị thật kỹ càng, chu đáo. Đối với hội nghị trong phạm vi hẹp có thể gửi tài liệu để đại biểu có thời gian nghiên cứu trước. Trong hội nghị nhất thiết phải có chủ tọa điều khiển và thư ký ghi chép đầy đủ.
- Người chủ trì hội nghị phải chuẩn bị tốt, nắm chắc các nội dung để xử lý các tình huống xảy ra trong hội nghị.
- Trang trí hội trường (âm thanh, ánh sáng cũng là điều quan trọng trong khâu chuẩn bị tổ chức).
- Trong quá trình tổ chức hội nghị nên bố trí một số tiết mục văn nghệ xen kẽ.
* Đối với hội thi:
- Với thí sinh: Cần bình tĩnh, tự tin nhưng không tự nhiên chủ nghĩa trước khán giả; cần tránh những biểu hiện khiếm nhã, như: Vò đầu, bứt tai, so vai, rụt cổ. . . tránh chào và chúc quá nhiều đặc biệt là với Ban Giám khảo.
- Với người dẫn chương trình:
+ Cần nghiên cứu kỹ các đối tượng dự thi, chuẩn bị kỹ kịch bản từ lời giới thiệu, thuyết minh ngắn gọn, dí dỏm, hấp dẫn phù hợp với từng thí sinh đến một vài lời bình để chuyển tiếp nội dung hợp lý.
+ Cần tuân thủ chương trình, kịch bản đã định không tuỳ hứng thay đổi làm thí sinh mất bình tĩnh, thiếu tự tin.
+ Khi đọc 1 câu hỏi cho thí sinh (nếu có) cần rõ ràng, mạch lạc kết hợp với ánh mắt, nụ cười tạo cho họ niềm tin, bình tĩnh trả lời. Biết động viên khích lệ những thí sinh nhưng không nên đánh giá chất lượng những câu trả lời của thí sinh.
+ Không nói quá dài, đi lại quá nhiều trên sân khấu, không được nhầm lẫn họ tên, số báo danh thí sinh.
+ Trước các tình huống bất ngờ, cần bình tĩnh chủ động chờ xử lý. Trường hợp ngoài giới hạn cho phép, cần xin ý kiến của Ban Tổ chức hội thi hay Ban Giám khảo.
- Với Ban Giám khảo:
+ Cần thống nhất nội dung đáp án và thang điểm cho từng nội dung thi.
+ Chuẩn bị hệ thống câu hỏi phụ về xử lý tình huống để chủ động hỏi thí sinh (nếu hội thi có yêu cầu hình thức này) .
+ Cần có phiếu chấm điểm cho từng thí sinh, có thư ký tổng hợp ngay sau từng nội dung mà thí sinh thực hiện xong.
+ Sau khi thí sinh thi xong nên có thời gian nhất định để thống nhất đánh giá xếp loại, trên cơ sở tổng hợp của thư ký, cần có những điều chỉnh cho hợp lý và thoả đáng đảm bảo công minh, chính xác.
- Với Ban Tổ chức:
+ Cần chỉ đạo việc thực hiện nội dung, chương trình kế hoạch đã được thống nhất, khéo léo xử lý tình huống phát sinh, đảm bảo hội thi đạt mục tiêu, yêu cầu như đã xác định.
+ Chọn người dẫn chương trình nhanh nhẹn, hoạt bát, có giọng âm truyền cảm không nói ngọng, nói lắp. Nên có tổng duyệt trước khi hội thi công diễn chính thức.
+ Cần bố trí thời gian tập huấn, trao đổi giải đáp những vấn đề mà thí sinh còn vướng mắc trong quá trình chuẩn bị cho các nội dung.
- Hội thi không đơn thuần là chọn và trao giải thưởng cho những thí sinh điển hình nhất mà chính là tạo ra được phong trào thi đua sôi nổi của sinh viên hướng về hội thi.

Một số cuộc thi về văn hóa, văn nghệ, thể dục:
1. Phương pháp và kỹ năng tổ chức hội thi, hội diễn, liên hoan văn nghệ (gọi chung là hội thi):
* Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức và thể lệ hội thi.
- Kế hoạch tổ chức hội thi cần thể hiện được các nội dung cơ bản sau:
+ Mục đích, yêu cầu: Nêu rõ mục đích cơ bản và yêu cầu của hội thi đó là thu hút đông đảo thanh thiếu nhi vào các hoạt động tập thể; tạo môi trường cho sinh viên phát huy năng khiếu và sự yêu thích ca hát; đồng thời góp phần phát huy bản sắc văn hoá dân tộc, tiếp thu tinh hoa văn hoá nhân loại.
+ Thời gian, địa điểm: Chọn thời gian tổ chức cho phù hợp, gắn với ngày lễ, ngày kỷ niệm lớn của đất nước, ngày thành lập Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên: 9/1, 26/3, 30/4, 2/9 . . . , gắn với các hoạt động chung của nhà trường (ví dụ: Chào mừng Đại hội Đảng bộ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, chào mừng ngày thành lập trường...)
+ Nội dung, biện pháp:
Những nội dung và tên của hội thi thường được chọn theo chủ đề, liên quan đến thời điểm tổ chức. Hội thi có thể tiến hành từ cấp khoa, cấp trường... theo hình thức biểu diễn trong hội trường hoặc ngoài trời, có thể thi theo hình thức đơn ca, tốp ca, hợp xướng, múa hoặc kết hợp.
+ Tổ chức thực hiện: Cần phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện đến từng bộ phận để triển khai thực hiện theo tiến độ và thời gian cụ thể báo cáo về Ban Tổ chức hội thi, có thể giao cho 1 bộ phận làm thường trực Ban Tổ chức hội thi.
- Thể lệ hội thi: Thông thường thể hiện theo Điều, Khoản, Điểm nhằm quy định và cụ thể hoá các nội dung trong kế hoạch hội thi nhằm đưa ra những hướng dẫn và quy định cụ thể và mang tính bắt buộc về nội dung, chủ đề, thể loại trong hội thi. Trong thể lệ nhất thiết phải nêu được một số vấn đề như: Đối tượng tham gia, quy mô tổ chức, chủ đề cuộc thi, hình thức thi (đơn ca, song ca, tốp ca, hợp xướng. . .) , thời gian, địa điểm diễn ra, giải thưởng, những quy định về khiếu nại (nếu có) .

* Bước 2: Công tác chuẩn bị:
1. Triển khai Kế hoạch đến các cơ sở Hội và các đơn vị liên quan.
Có hai hình thức triển khai chính:
- Trực tiếp: Triệu tập thành phần liên quan họp triển khai kế hoạch.
- Gián tiếp: Triển khai bằng văn bản gửi xuống các chi hội, Liên chi hội.
(Kết hợp có thể thông báo kế hoạch trên bảng tin trường hoặc qua đội phát thanh).

2. Chuẩn bị về nhân sự.
- Thành lập Ban Tổ chức hội thi, gồm có Trưởng ban Tổ chức, Phó Trưởng ban và các thành viên đại điện các
phòng ban trong trường (lưu ý tính đại diện).
- Thành lập Hội đồng Giám khảo, Hội đồng Cố vấn Nghệ thuật: Giúp Ban Tổ chức về mặt chuyên môn, chấm và chọn ra tiết mục xuất sắc. Hội đồng Giám khảo bao gồm Trưởng ban, Phó Trưởng ban và thành viên hội đồng. Ban Giám khảo không nhất thiết chỉ là ở trường, có thể mở rộng thêm đối tượng tham gia Ban Giám khảo từ các nhà chuyên môn có uy tín tại các trường khác, các Nhà hát, Trung tâm biểu diễn hoặc các cơ quan thuộc ngành văn hoá nghệ thuật...
- Thành lập các tiểu ban giúp việc cho hội thi: Các tiểu ban do Trưởng ban Tổ chức phân công, có nhiệm vụ giúp việc cho Ban tổ chức hội thi về một số nội dung cụ thể (ví dụ: Tiểu ban Hậu cần, Tiểu ban Lễ tân, Tiểu ban
Nội dung, Tiểu ban Tuyên truyền...).

3. Chuẩn bị về nội dung.
Đây là khâu quan trọng, Tiểu ban Nội dung hoặc các thành viên được phân công phụ trách mảng nội dung phải tham mưu chuẩn bị nội dung hội thi gồm các câu hỏi, đáp án, gợi ý trả lời, tài liệu tham khảo hoặc giới hạn những nội dung chủ đề trong liên hoan, hội diễn đảm bảo được một số yêu cầu:
- Phù hợp với trình độ, khả năng của sinh viên.
- Phát huy được khả năng sáng tạo nghệ thuật của sinh viên.
- Mang tính tuyên truyền giáo dục cao.
- Thu hút đông đảo sinh viên hưởng ứng tham gia.

4. Chuẩn bị về điều kiện, cơ sở vật chất.
Tiểu ban Hậu cần hoặc các thành viên được phân công phụ trách phải tham mưu chuẩn bị các điều kiện đảm bảo cho hội thi, lập dự trù kinh phí chi tiết cho toàn bộ hội thi (kinh phí có thể từ nguồn ngân sách hoặc vận động tài trợ), lên phương án chuẩn bị đảm bảo về địa điểm, chỗ ăn nghỉ cho Ban Tổ chức (nếu cần), trang trí, âm thanh, ánh sáng, hoa, nước uống, giải thưởng . . .

* Bước 3: Tổ chức cuộc thi:
- Chương trình khai mạc: Thông thường bao gồm một số nội dung:
Văn nghệ chào mừng.
Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
Phát biểu khai mạc.
Phát biểu chào mừng (nếu có).
Tặng cờ lưu niệm cho các đơn vị tham gia.
Phần thi.
Tổng kết, trao thưởng (nếu thi 01 buổi).
- Chương trình bế mạc: (Nếu thi từ hai buổi trở lên):
Văn nghệ đầu giờ.
Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
Phát biểu đánh giá chất lượng chuyên môn của Hộiđồng Nghệ thuật.
Phát biểu đánh giá tổng kết của Trưởng ban Tổ chức hội thi.
Khen thưởng.
Kết thúc.
- Điều hành hoạt động: Trong quá trình tổ chức Hội thi, các thành viên Ban Tổ chức, Ban Giám khảo và các tiểu ban chuẩn bị luôn phải có sự phối hợp nhịp nhàng, gắn kết với nhau thông qua sự điều hành của Trưởng ban Tổ chức.

2. Phương pháp và kỹ năng tổ chức các giải thể thao:
* Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức và điều lệ giải:
- Kế hoạch tổ chức giải thể thao cần thể hiện được các nội dung cơ bản sau:
+ Mục đích, yêu cầu: Nêu rõ mục đích cơ bản và yêu cầu của các giải thể thao đó là giáo dục, rèn luyện nâng cao sức khoẻ cho sinh viên, thu hút đông đảo thanh thiếu nhi vào tổ chức, vào các hoạt động tập thể; tạo cơ hội cho sinh viên thể hiện năng khiếu.
+ Thời gian, địa điểm: Chọn thời gian tổ chức cho phù hợp, gắn với ngày lễ, ngày kỷ niệm lớn của đất nước, ngày thành lập Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên: 9/1, 26/3, 30/4, 2/9 . . . , gắn với các hoạt động chung của nhà trường (ví dụ: Chào mừng Đại hội Đảng bộ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, chào mừng ngày thành lập trường...) hoặc chào mừng Ngày Thể thao Việt Nam.
+ Nội dung, biện pháp:
Những nội dung đưa ra trong giải thể thao phải là những nội dung phù hợp với đặc thù của trường và được sinh viên quan tâm. Một số nội dung được sinh viên quan tâm hiện nay như: Giải bóng đá màu, cầu lông, đá cầu, bóng chuyền, bóng ném, bóng rổ, bơi, kéo co. . .
Tuỳ thuộc vào môn thi đấu để xác định hình thức thi cho phù hợp.
+ Tổ chức thực hiện: Cần phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện cho từng bộ phận để triển khai theo nội dung và tiến độ thời gian cụ thể báo cáo về Ban Tổ chức giải, giao cho 1 bộ phận làm thường trực Ban Tổ chức giải.
- Điều lệ giải: Thông thường là loại hình văn bản thể hiện theo Chương, Điều, Khoản, Điểm nhằm cụ thể hoá các nội dung, hướng dẫn và quy định cụ thể và mang tính bắt buộc về nội dung trong giải. Trong Điều lệ nhất thiết phải quy định rõ một số vấn đề như: Đối tượng tham gia, quy mô, hình thức thi đấu, trang phục, cách tính điểm, thời gian, địa điểm diễn ra, giải thưởng, những quy định về kỷ luật, khiếu nại .

* Bước 2: Công tác chuẩn bị:
1. Triển khai Kế hoạch đến các cơ sở Hội và các đơn vị liên quan.
Có hai hình thức triển khai chính:
- Trực tiếp: Triệu tập thành phần liên quan họp triển khai kế hoạch.
- Gián tiếp: Triển khai bằng văn bản gửi xuống các chi hội, Liên chi hội.
(Kết hợp có thể thông báo kế hoạch trên bảng tin trường hoặc qua đội phát thanh).

2. Chuẩn bị về nhân sự:
- Thành lập Ban tổ chức giải: Để phân công tổ chức và điều hành cuộc thi, gồm có Trưởng ban Tổ chức, Phó
Trưởng ban và các thành viên giúp việc cho Trưởng ban Tổ chức giải.
- Thành lập Ban Trọng tài: Giúp Ban tổ chức điều hành giải về mặt chuyên môn, chọn ra các vận động viên hoặc những tập thể tiêu biểu. Ban Trọng tài bao gồm Trưởng ban, Phó Trưởng ban và thành viên (tuỳ theo quy mô từng giải). Ban Trọng tài không nhất thiết chỉ là ở trường, có thể mở rộng thêm đối tượng tham gia từ các nhà chuyên môn có uy tín tại các trường khác, các Trung tâm thi đấu thể thao hoặc các nhà chuyên môn liên quan đến ngành thể thao...
- Thành lập các tiểu ban giúp việc cho cuộc thi: Các tiểu ban do Trưởng ban Tổ chức phân công, có nhiệm vụ giúp việc cho Ban Tổ chức cuộc thi về một số nội dung nhất định (ví dụ: Tiểu ban Hậu cần, Tiểu ban Lễ tân, Tiểu ban Chuyên môn, Tiểu ban Tuyên truyền...).

3. Chuẩn bị về nội dung chuyên môn.
Tiểu ban Nội dung hoặc các thành viên được phân công phụ trách chuyên môn phải tham mưu chuẩn bị nội dung giải thi đấu, tập huấn, quán triệt nội qui và thể lệ giải cho các đối tượng tham gia, lựa chọn các môn thi đấu phù hợp đảm bảo được một yêu cầu:
- Phù hợp với trình độ, năng khiếu, sức khoẻ của sinh viên.
-Tạo được phong trào thi đua rèn luyện thể dục thể thao trong nhà trường.
- Thể hiện tính tuyên truyền giáo dục cao.
- Thu hút đông đảo sinh viên hưởng ứng tham gia.

4. Chuẩn bị về điều kiện, cơ sở vật chất.
Tiểu ban Hậu cần hoặc các thành viên được phân công phụ trách phải tham mưu chuẩn bị các điều kiện đảm bảo cho giải, lập dự trù kinh phí chi tiết cho toàn bộ hội thi (kinh phí có thể từ nguồn ngân sách hoặc vận động tài trợ), lên phương án chuẩn bị đảm bảo về địa điểm, trang trí, trang phục, vật dụng thi đấu, y tế, cứu thương, hoa, nước uống, giải thưởng. . .

* Bước 3: Tổ chức giải:
- Chương trình khai mạc: Thông thường bao gồm một số nội dung:
Văn nghệ (nếu có).
Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
Phát biểu khai mạc của Trưởng ban Tổ chức.
Phát biểu chào mừng (nếu có).
Phát biểu tuyên thệ của vận động viên (VĐV) .
Phát biểu của đại diện Tổ Trọng tài điều khiển.
Tặng cờ lưu niệm cho các đơn vị tham gia.
Phần thi đấu giải: (Phần này diễn ra ngay sau khi kết thúc phần lễ khai mạc).
- Chương trình bế mạc giải: Thường gắn với nội dung thi đấu cuối cùng (tranh giải Ba, Tư và Nhất, Nhì):
Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
Phát biểu đánh giá tổng kết của Trưởng ban Tổ chức giải.
Trao thưởng: (Bao gồm các giải cá nhân, giải tập thể và các giải phụ khác như: Phong cách, VĐV xuất sắc, VĐV triển vọng. . .) .
- Điều hành hoạt động: Trong quá trình tổ chức giải thể thao, các thành viên Ban Tổ chức, Ban Trọng tài và các tiểu ban chuẩn bị luôn phải có sự phối hợp nhịp nhàng, gắn kết với nhau thông qua sự điều hành của Trưởng ban Tổ chức.
Nguồn: Internet.